【組織改善と文書化】

　なぜ前に進まないのか？

　組織改善を行う時に、いつも思います。スタッフのやる気が無いのか？いや、やる気のあるスタッフは居て、プロジェクトもいくつか行われてきました。じゃあプロジェクト自体が効果的でないのか？経験のあるスタッフの助言も取り入れているし、その可能性は低い。きちんと効果判定がされていないから？いや効果判定もされている。

　ふと読んだ本の中にこんなのことが書いてありました。「革命の本質は文学である」、「徹底的に読むことが重要である」。読んだ作品はとても難しい本で、書いてある内容の3割も理解できませんでしたが…（もっと勉強します汗）。何かピンときました。

　組織改善が進まないのは文書化していないからではないか？組織改善として行ったプロジェクトがどんなことをしたのか、文書化（つまり記録）されていないのではないか？記録が無いため、あとを継いだ人が、読み解くことが出来ず、同じことを繰り返してしまう。また組織改善を行った本人の記憶も曖昧となり、組織を先に進めることができない。そう考えています。

　国際標準化機構（ISO）でも、システムは徹底的に文書化されます。研究が日々進歩していくのも、論文としてきちんと文書化し、それを読み解いた人が更に新たな結果を積み重ねていくからだと思います。

　書類の山や、フォルダの中身を探せば、記録は断片的に見つかるかもしれません。しかし記録は断片的なものであることが多く、再現や継続が難しく、間違った解釈が加わる可能性もあります。

　組織改善を進める上で、核となるプロジェクトを進める場合は、きちんと文書化し、継続性を担保することが重要なのではないかと個人的には考えます。

　経営学の言葉に、「ラーニング・カーブ（学習効果曲線）」があります。経験の蓄積が生産性・効率性をあげるというものですが、蓄積をどう行うか組織で検討することが重要だと思います。

　現在、私は、勤務先で各係の進捗状況を大きなホワイトボードを用いて、みえる化しています。今後は、3ヶ月に一度報告会を行い、きちんと文書化、経験を蓄積し、少しずつでも先に進める組織改善を進めていこうと考えています。

2014.7.11　R.T